「クラウドメールサービスを利用したいが、どのサービスを選べばいいか分からない」そう悩む方は多いのではないでしょうか？クラウドメールサービスの種類は多く、特徴が異なるため、サービス選びで迷ってしまう方は多いです。
そこでこの記事では「クラウドメールサービスの選び方」と「見逃してはいけないポイント」について詳しく解説します。この記事を読めば、自社に合ったクラウドメールサービスの選び方が分かります。
クラウドメールサービスには、「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。2つの特徴についてまとめました。
クラウド型とは、メールサービス側のサーバーにデータを保存して運用するサービスです。メール管理や編集などをすべてWebブラウザ上で行えます。
無料プランを用意しているサービスも多いため、導入コストを抑えられることがメリットです。また、初期設定や環境構築などの必要が無いため簡単に導入でき、障害時の復旧作業は、メールサービス側が対応してくれます。
オンプレミス型とは、自社のサーバやパソコンにソフトをインストールして利用するサービスです。スキルはある程度必要になりますが、自社に合った設定を自由にカスタマイズできます。
クラウド型よりも設定や構築などの工数や初期費用が掛かってしまう傾向にありますが、自社サーバーでデータを保管できることから、セキュリティ面に優れています。
クラウドメールサービスには大きく3つの種類に分かれます。種類ごとの特徴について解説します。
セキュリティ特化は、メールの誤送信対策やスパム判定などのセキュリティ面に特化したメールサービスのことです。ビジネスメールでは、なりすましメールなどの詐欺メールから自社の機密情報を守る必要があります。
セキュリティ特化のメールサービスの場合、添付ファイルのチェックや二重送信防止などのメール詐欺を防げる機能が豊富です。社内の個人情報や、社外秘の情報を多く取り扱う企業に向いています。
サポートサービス特化では、問い合わせ窓口やコンタクトセンターなどの顧客からの問い合わせに特化したサポートが充実しています。通常のメーリングリストの他にも
・顧客からの問い合わせメールを、複数の従業員で共有できる
・誰がどの顧客を対応したかの対応履歴や現在のステータスを管理できる
などの機能を利用できます。問い合わせに対する進捗状況を管理しやすいため、顧客からの問い合わせが多い企業に向いています。
パッケージタイプとは、クラウドメールと一緒にカレンダーやオンラインストレージなどがセットになっているメールサービスのことです。Google Workspace(Google)やExchange Online(Microsoft)などがパッケージタイプにあたります。
パッケージタイプは、個別に購入するよりコストを抑えて利用できることが特徴です。クラウドメール以外の他ツールの利用も考えている企業に向いています。
クラウドメールサービスを選ぶ際には、基準となるいくつかのポイントがあります。今回は7つのポイントについて解説します。
多くの従業員が利用するため、操作性はとても重要です。そのため、現在使用しているメールソフトから変更した際に「違和感がないか？」や「使えなくなる機能などはないか？」を入念に確認しましょう。
従業員にメールソフトに対する要望をヒアリングしたうえでサービスを検討すると、より適切なメールサービスを選べます。
メールサービスを利用するための料金の費用感が、自社と合っているか確認しましょう。費用感には、メールサービスの料金形態がとても重要になります。
料金形態は「登録アドレス数」か「配信した通数」に応じて課金が発生する2種類が主です。基本的に月額制で料金を支払います。
まずは自社の登録アドレス数と月間で送っている通数を算出し、どちらの料金形態の方が適しているか検討しましょう。
セキュリティから監査までの対応を「どの程度まで拡張可能か？」や「費用はどの程度かかるか？」を基準にメールサービスを比較しましょう。拡張性が高いメールサービスを利用すれば、目的の変化に応じて臨機応変に対応できるからです。
自社にとって必要な機能が明確になっていると、より効率的なメールサービスを選べます。
外部のグループウェアなど、他のシステムとの連携ができるか確認しましょう。業務で使用する頻度が高いシステムは、連携することで業務の効率化につながります。
また、他システムとの連携時に「必要なセキュリティ対策」や「コンプライアンス対策(監査)は可能か？」などのメールサービスとの相性もチェックが必要です。
サポートの体制・内容が充実しているかは、とても大切です。具体的なポイントとしては
・通常時のサポート内容と時間
・障害時のサポート内容と時間
・他サービスとの連携の有無
・問い合わせ方法(メール、チャット、電話のどれか？)
などを確認しましょう。特にサポートの時間帯は、自社の営業時間と照らし合わせて、気軽に問い合わせができるメールサービスを選ぶことで、サポートを充分に受けられます。
利用規約やSLAは事前に必ず確認しましょう。SLAとは「サービスの品質が水準より落ちた場合、どういった対応をしてもらえるのか？」といった事項が記載されている制度のことです。
稼働率やセキュリティなどの万が一のトラブルが起きた際に、信用問題や大きな損害が発生する可能性があります。そのため、利用規約やSLAでは「品質が落ちた際は返金対応する」などのトラブル時のチェックが重要です。
SLAや利用規約は、メールサービスを提供している企業の公式サイトから確認できます。
「自社のデータをどのように取り扱ってくれるか」の確認をしましょう。具体的には
・メール、ログデータの保管期間
・保管場所(国内か海外か)
・解約時データ削除されるか
などの観点でチェックすることが重要です。クラウド型のメールサービスだとデータをメールサービス側のサーバーで管理するため、場合によっては情報漏洩してしまうリスクが考えられます。
そのため、検討しているメールサービスで「セキュリティ対策が徹底しているか？」はとても重要です。